Pourquoi le wholesale reste si manuel dans la mode
Le principe est connu : présenter la collection aux acheteurs, prendre leurs commandes avant de produire, puis livrer chaque client à la bonne date. Dans une marque de mode, chaque saison recommence avec de nouvelles références, et la mécanique se refait à la main.
- Des références qui changent à chaque collection : modèles, coloris et grilles de tailles naissent dans le développement, parfois juste avant le showroom ; le catalogue de vente se refait dans un tableur à chaque saison.
- Des commandes prises partout à la fois : showroom, agents à l’étranger, salons, rendez-vous en boutique : bons papier, fichiers propres à chaque agent, plateforme B2B, chacun avec sa façon de noter les tailles.
- Une consolidation dont dépend la production : les achats matières et les ordres de fabrication attendent le total par modèle, coloris et taille ; tant que le fichier n’est pas consolidé, l’atelier ne peut pas lancer.
- Des conditions propres à chaque client : remises, minimums, fenêtres de livraison, dates d’annulation, livraisons fractionnées, exigences d’étiquetage des grands magasins : rien n’est identique d’un compte à l’autre.
- Une production rarement égale aux commandes : modèles abandonnés faute de volume, matière manquante, quantités réduites : il faut répartir le produit fabriqué entre les clients, souvent sous la pression du calendrier.
Le temps ne part pas dans la vente, mais dans tout ce qui se recopie entre le showroom, le fichier de consolidation, l’ERP et les échanges avec chaque acheteur.
Les six étapes d’une saison wholesale, et ce qui s’automatise à chacune
- Préparer le catalogueAutomatique
- Prendre les précommandesProposé, puis validé
- Consolider les quantitésAutomatique
- Confirmer aux clientsProposé, puis validé
- Allouer et livrerProposé, puis validé
- Suivre le sell-throughDécidé par une personne
Le détail de chaque étape : ouvrez-la.
Préparer le catalogue de collection
- Aujourd’hui
- Line sheets montées dans un tableur ou un logiciel de mise en page : visuels, références, coloris, tailles, prix de gros et prix de vente conseillés recopiés depuis le développement.
- Automatisé
- Line sheets et catalogue générés depuis le PLM et le tarif de l’ERP, par marché et par devise ; un modèle abandonné ou un coloris ajouté se répercute partout, plateforme B2B comprise.
- Reste humain
- Fixer les prix de gros, les prix conseillés par pays et le périmètre présenté à chaque marché.
Prendre les précommandes pendant la campagne
- Aujourd’hui
- Bons papier au showroom, fichiers des agents envoyés en fin de journée, commandes notées pendant les salons, ressaisis ensuite par l’ADV.
- Automatisé
- Saisie sur tablette ou sur la plateforme B2B par modèle, coloris et grille de tailles ; fichiers des agents importés ; bons papier et PDF lus par un agent IA, avec un niveau de confiance par ligne ; tout arrive dans une seule base, rattaché au client et à l’agent.
- Reste humain
- Conseiller l’acheteur sur son assortiment, et relire les bons que l’agent IA n’a pas su lire avec certitude.
Consolider pour la production et les achats
- Aujourd’hui
- Fichier de consolidation tenu à la main, recalculé à chaque commande tardive, puis recopié pour les achats matières et les ordres de fabrication.
- Automatisé
- Totaux par modèle, coloris et taille tenus en continu, comparés aux minimums de fabrication et aux engagements matières ; besoins transmis à l’ERP ou au PLM pour les achats et les ordres de fabrication.
- Reste humain
- Décider des modèles lancés, abandonnés ou regroupés quand le volume ne suffit pas.
Confirmer les commandes et leurs conditions
- Aujourd’hui
- Confirmations éditées client par client ; remises, minimums et dates de livraison vérifiés de mémoire ou dans les échanges avec le commercial.
- Automatisé
- Contrôle de chaque commande contre les conditions du client (remise, minimum, fenêtre de livraison, date d’annulation, livraisons fractionnées) ; confirmation générée depuis l’ERP, envoyée par e-mail ou en message EDI aux grands magasins qui l’exigent ; modèles abandonnés signalés à chaque client concerné.
- Reste humain
- Accorder une condition hors règle et annoncer à un acheteur qu’un modèle ne sera pas produit.
Allouer, livrer et facturer
- Aujourd’hui
- Production reçue répartie au cas par cas, souvent au profit du client qui relance le plus ; livraisons et factures préparées une par une, acomptes suivis dans un fichier.
- Automatisé
- Proposition d’allocation calculée selon une règle écrite (ancienneté de la commande, priorité du compte, taux de couverture, respect des minimums) ; livraisons fractionnées planifiées par fenêtre ; factures d’acompte et factures de livraison émises depuis l’ERP, acomptes imputés sur les factures.
- Reste humain
- Arbitrer l’allocation quand la production est inférieure aux commandes, et en parler avec les acheteurs concernés.
Suivre la saison : sell-through et réassort
- Aujourd’hui
- Rapports de ventes des grands magasins reçus dans des formats différents, consolidés à la main quand quelqu’un a le temps ; réassorts négociés au téléphone.
- Automatisé
- Ventes et stocks des grands magasins et des multimarques récupérés par portail ou par fichier, sell-through calculé par modèle, coloris, taille et point de vente ; propositions de réassort sur le stock disponible, préparées pour le commercial.
- Reste humain
- Discuter avec l’acheteur des réassorts, des transferts, des démarques et de l’assortiment de la saison suivante.
Les prérequis
- Un référentiel produit unique modèle, coloris, taille et code EAN de chaque variante, créés une fois dans le PLM ou l’ERP, et non recopiés dans chaque fichier de vente.
- Des grilles de tailles normalisées une même taille désignée de la même façon dans le PLM, l’ERP, la plateforme B2B et les fichiers des agents, avec une table de correspondance pour les marchés qui notent autrement.
- Des conditions clients écrites remises, minimums, conditions de paiement, acomptes, fenêtres de livraison et exigences d’étiquetage, dans l’ERP plutôt que dans les échanges avec les commerciaux.
- Une règle d’allocation décidée avant la saison par la direction commerciale, connue des commerciaux, appliquée de la même façon à tous les clients.
Quatre façons de l’automatiser
| Options | Adaptée quand | Limites | À vérifier |
|---|---|---|---|
| Plateforme B2B de prise de commande | Multimarques nombreux, commandes au showroom sur tablette, acheteurs qui préparent leur sélection à distance. | Couvre la prise de commande mieux que la consolidation et l’allocation ; une interface de plus à tenir avec l’ERP ; les grands magasins gardent souvent leurs propres canaux. | Saisie par grille de tailles, reprise du catalogue depuis le PLM, synchronisation des commandes et des tarifs avec l’ERP dans les deux sens, coût par utilisateur ou par commande. |
| Module wholesale de l’ERP | ERP déjà paramétré pour les saisons, les tailles et coloris et les précommandes, équipe habituée à ses écrans. | Saisie au showroom et outils de présentation souvent limités ; règles d’allocation et livraisons fractionnées parfois rigides. | Gestion des précommandes par saison, allocation paramétrable, factures d’acompte, échanges EDI avec les grands magasins. |
| Outil sur-mesure connecté au PLM et à l’ERP | Règles propres à la marque : minimums de fabrication, allocation par priorité, livraisons fractionnées par fenêtre, consolidation sur plusieurs sociétés ou plusieurs marchés. | Demande un cadrage et une maintenance ; n’a de sens que si le PLM et l’ERP sont ouverts par interface. | Propriété du code, documentation, réversibilité, l’ERP reste le système de la commande et de la facture. |
| Agent IA de lecture des bons de commande | Bons papier, PDF ou fichiers des agents qui continuent d’arriver, quel que soit l’outil choisi. | Lit et propose, ne confirme pas ; dépend d’un référentiel produit et de grilles de tailles propres. | Hébergement des données, niveau de confiance par ligne, lien vers le bon d’origine, contrôles avant l’entrée en base. |
Les options se combinent : la plateforme pour les multimarques, l’EDI pour les grands magasins qui l’exigent, l’agent IA pour les bons qui restent, et la consolidation au même endroit pour tous.
Les pièges fréquents
- Des quantités consolidées à la main un fichier recalculé à chaque commande tardive, une ligne oubliée ou comptée deux fois, et les achats matières partent sur un total faux.
- Une allocation sans règle la production manquante se répartit au fil des relances ; les clients qui insistent sont servis, les autres le découvrent à la livraison.
- La ressaisie entre showroom et ERP chaque commande recopiée une deuxième fois, avec ses erreurs de référence, de coloris ou de remise, au moment où l’équipe est la plus chargée.
- Des données de tailles incohérentes une même taille notée de plusieurs façons selon le marché, l’agent ou l’outil : la consolidation additionne des tailles qui ne sont pas les mêmes, et les codes EAN ne correspondent plus.
- Un modèle abandonné annoncé trop tard la décision de ne pas produire est prise, mais les acheteurs l’apprennent au moment de la livraison, sans proposition de remplacement.
Le contrôle interne
Chaque commande garde son document d’origine (bon signé, fichier d’agent, saisie sur la plateforme), la trace de ce qui a été lu ou corrigé et de qui l’a confirmée. Les conditions générales de vente restent le socle de la négociation ; une remise ou un minimum hors règle se décide par une personne habilitée et se trace. L’allocation suit une règle écrite, et chaque écart à la règle est justifié. Depuis le 1er janvier 2023, la TVA sur les livraisons de biens est exigible à l’encaissement des acomptes : les acomptes de précommande se facturent et se suivent comme tels. Depuis le 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les ETI émettent leurs factures aux clients professionnels établis en France au format électronique, et transmettent les données des ventes aux clients établis à l’étranger (e-reporting). Les conditions de paiement de chaque saison restent dans les plafonds légaux des délais de paiement entre professionnels.
Par où commencer
- Cartographier une saison passée : canaux de prise de commande, fichiers intermédiaires, ressaisies, moments où la production a attendu la consolidation.
- Normaliser le référentiel produit et les grilles de tailles, puis écrire les conditions clients et la règle d’allocation.
- Brancher d’abord la prise de commande et la consolidation sur une seule base pour la prochaine campagne, puis ajouter l’allocation, les livraisons fractionnées et le suivi du sell-through.
Questions fréquentes
Une plateforme B2B suffit-elle à automatiser le wholesale d’une marque de mode ?
Elle automatise la prise de commande, ce qui est déjà beaucoup. La consolidation pour la production, l’allocation, les livraisons fractionnées et les acomptes se jouent dans l’ERP ou dans un outil qui le complète ; c’est la liaison entre les deux qui fait gagner la saison.
Comment répartir la production quand elle est inférieure aux précommandes wholesale ?
Avec une règle écrite avant la saison : ancienneté de la commande, priorité du compte, respect des minimums, couverture de chaque client. L’outil calcule une proposition selon cette règle ; la direction commerciale l’arbitre, et les commerciaux en parlent avec les acheteurs avant la livraison.
Les agents commerciaux à l’étranger doivent-ils changer d’outil ?
Pas forcément. Ceux qui le peuvent saisissent sur la plateforme ou sur tablette ; les autres continuent d’envoyer leurs fichiers ou leurs bons, importés ou lus par un agent IA, à condition que les références et les tailles suivent le référentiel de la marque.
Comment récupérer le sell-through des grands magasins sans tout ressaisir ?
En récupérant leurs rapports de ventes et de stocks là où ils les publient (portail fournisseur, fichier, message EDI), puis en les rapprochant du référentiel produit de la marque. Le sell-through se calcule ensuite par modèle, coloris, taille et point de vente, prêt pour la discussion avec l’acheteur.
Faut-il changer d’ERP pour automatiser le wholesale ?
Rarement. Si l’ERP gère les saisons, les tailles et coloris et la facturation, la prise de commande, la consolidation et l’allocation se branchent autour de lui. Le changement ne se justifie que si l’ERP ne sait pas tenir les variantes ou les précommandes.
Combien coûte l’automatisation du wholesale d’une marque de mode ?
Cela dépend du nombre de canaux de prise de commande, de clients et de marchés, des règles d’allocation et de l’ouverture du PLM et de l’ERP. Un diagnostic sur une saison passée permet de le dire précisément avant de s’engager.
Votre wholesale, en diagnostic
Catalogue, précommandes, consolidation, allocation, sell-through : un état des lieux d’une saison wholesale et ce qu’il est réaliste d’automatiser avant la prochaine campagne.
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Sources
- How many GS1 GTINs do I need when I have a product with many sizes and colours?, modifié le 30 août 2024 — GS1
- Les conditions générales de vente entre professionnels (article L441-1 du code de commerce), mise à jour du 25 juin 2026 — CCI Paris Île-de-France
- TVA, exigibilité de la TVA sur les acomptes perçus dans le cadre de livraisons de biens (ACTU-2022-00148), 21 décembre 2022 — BOFiP-Impôts
- Tout savoir sur la facturation électronique pour les entreprises — economie.gouv.fr
- Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard, vérifié le 7 août 2026 — Service-Public.fr