Automatiser la direction juridique et la conformité.
Contrats à relire, échéances à surveiller, demandes des opérationnels, assemblées, polices d’assurance, registre RGPD, dispositif anticorruption : la direction juridique passe une grande partie de son temps à retrouver, recopier et relancer. L’automatisation prend cette part en charge ; l’analyse juridique et la décision restent au juriste.
Le service
Qui fait quoi dans le service.
Une même équipe, des métiers distincts. Ceux qui ont leur page y sont reliés.
Direction juridiquedirecteur juridique ou responsable juridique
- Juriste d’entreprise contrats, conseil aux opérationnels, précontentieux
- Conformité et RGPD registre des traitements, droits des personnes, Sapin II
- Secrétariat juridique vie sociale, registres, dépôts, mandats
- Assurances et contentieux polices, sinistres, litiges, avocats
Les relais : Les opérationnels qui signent et font vivre les contrats : achats, commerce, RH, DSI, magasins et sites. La finance, qui prépare les comptes et provisionne les litiges. À l’extérieur, les avocats, le courtier d’assurance, les commissaires aux comptes et, parfois, un DPO externe. La direction juridique tient le fil entre tous.
L’écosystème
Ce que le service reçoit, et ce qu’il transmet.
Les flux en pointillés sont ceux où l’information est le plus souvent ressaisie à la main.
Il reçoit
- Demandes juridiquesopérationnels, par e-mail ou appel
- Contrats à relireachats, commerce, RH, DSI
- Comptes annuelsfinance, pour l’approbation
- Sinistres et réclamationssites, magasins, clients
- Demandes RGPDclients, salariés, candidats
Juridique et conformitébase contractuelle · signature électronique
Il transmet
- Contrats signésaux opérationnels et à l’archive
- Alertes d’échéanceaux achats et au commerce
- Provisions pour litigesà la finance
- Procès-verbaux et dépôtsau greffe, aux registres
- Reporting des risquesà la direction générale et au comité d’audit
flux qui fonctionneflux souvent ressaisi
À l’échelle du service
Ce qui s’automatise.
On ne traite pas une tâche isolée, mais les circuits qui traversent le service chaque mois.
Base contractuelle
Chaque contrat signé est classé avec ses parties, sa durée, son préavis et ses clauses clés, lues par un agent IA et vérifiées par le juriste.
Échéancier
Tacite reconduction, préavis, renouvellements de marques, échéances de baux et de polices : les alertes partent assez tôt pour décider.
Demandes des opérationnels
Un point d’entrée unique, un formulaire qui collecte les pièces, une file suivie par priorité et par échéance.
Vie sociale
Convocations, projets de résolutions, procès-verbaux et dépôts préparés à partir d’un calendrier et de modèles tenus à jour.
Assurances et contentieux
Polices, attestations, sinistres et litiges suivis dans un même registre, relié à la finance pour les provisions.
Preuves de conformité
Registre des traitements, évaluations des tiers, contrôles anticorruption : la documentation se constitue au fil de l’eau, pas à la veille d’un contrôle.
Ce qui reste humain
- L’analyse juridique, la négociation et la signature.
- L’appréciation du risque, la stratégie contentieuse et la relation avec les avocats.
- Choisir ce qu’on automatise, et dans quel ordre.
Cas d’usage
Comment automatiser, cas par cas.
Chaque cas part d’une question que se posent les directions. La situation de départ, ce qui s’automatise, les outils concernés, et ce qui reste entre les mains des équipes.
Comment automatiser la gestion des demandes juridiques des opérationnels ?
- Aujourd’hui
- Les demandes arrivent par e-mail, par téléphone ou dans le couloir, souvent sans le contrat ni le contexte. Le juriste relance pour obtenir les pièces, la priorité dépend de qui insiste le plus, et personne ne sait dire combien de demandes sont en cours.
- Ce qui s’automatise
- Un formulaire unique recueille la demande avec son type, son échéance et les pièces utiles, puis l’oriente vers le bon juriste selon le sujet et l’entité. Un agent IA classe les demandes rédigées en texte libre et signale celles qui ont déjà eu une réponse dans un dossier proche. Le demandeur suit l’avancement sans relancer, et un tableau montre la charge par thème et par service.
- Ce qui reste humain
- La priorité réelle, la réponse juridique et ce qui mérite un avocat externe restent décidés par la direction juridique.
- formulaire en ligne
- outil de suivi des demandes
- agent IA de classement
- messagerie
Comment automatiser la constitution d’une base contractuelle centralisée ?
- Aujourd’hui
- Les contrats signés sont dispersés : boîtes e-mail des signataires, dossiers partagés, classeurs papier, outils achats. Pour retrouver une durée ou un préavis, il faut d’abord retrouver le contrat, parfois sans être sûr d’avoir la dernière version.
- Ce qui s’automatise
- Les contrats existants sont collectés depuis les espaces de stockage et numérisés quand ils sont sur papier. Un agent IA lit chacun et propose sa fiche : parties, objet, date d’effet, durée, tacite reconduction, préavis, montant, loi applicable, avenants rattachés. Le juriste valide les fiches, et chaque nouveau contrat signé électroniquement rejoint la base sans ressaisie.
- Ce qui reste humain
- Le juriste valide chaque fiche extraite et tranche les cas où plusieurs versions du même contrat existent.
- base contractuelle
- agent IA de lecture de documents
- signature électronique
- stockage de documents
Comment automatiser le circuit de validation et de signature des contrats ?
- Aujourd’hui
- Un contrat passe du demandeur au juriste, puis à la finance, puis au signataire, chacun par e-mail. Les versions se croisent, on ne sait pas qui a validé quoi, et le contrat finit parfois signé par une personne qui n’en avait pas le pouvoir.
- Ce qui s’automatise
- Le circuit est défini une fois selon le type de contrat, le montant et l’entité : relecture juridique, validation financière, signataire habilité. Le contrat circule dans un seul outil, avec ses versions et ses commentaires, puis part en signature électronique au signataire autorisé par les délégations de pouvoirs. Le contrat signé est classé automatiquement dans la base, avec la trace des validations.
- Ce qui reste humain
- Les règles du circuit et les seuils de validation sont fixés par la direction juridique et la direction générale.
- outil de workflow
- signature électronique
- base contractuelle
- registre des délégations de pouvoirs
Comment automatiser la vie sociale de l’entreprise ?
- Aujourd’hui
- L’approbation des comptes, les assemblées et les conseils se préparent chaque année à partir des dossiers de l’an passé, recopiés et adaptés à la main. Les dates légales se suivent dans un agenda, les registres se mettent à jour en retard et les dépôts au greffe se font un par un, filiale par filiale.
- Ce qui s’automatise
- Un calendrier juridique par société déclenche les étapes : arrêté des comptes, convocations, rapport de gestion, assemblée, dépôt des comptes. Les projets de convocations, de résolutions et de procès-verbaux sont générés à partir de modèles et des données de la société : capital, dirigeants, commissaires aux comptes, affectation du résultat proposée par la finance. Les registres sont tenus à jour et chaque dépôt est suivi jusqu’à sa confirmation.
- Ce qui reste humain
- Le contenu des résolutions, la tenue des assemblées et la signature des procès-verbaux restent aux dirigeants et au secrétariat juridique.
- outil de gestion juridique des sociétés
- modèles de documents
- registres dématérialisés
- comptabilité
Comment automatiser le suivi des mandats sociaux et des délégations de pouvoirs ?
- Aujourd’hui
- Qui est dirigeant de quelle filiale, jusqu’à quand, et qui peut signer quoi : l’information est dans les statuts, les procès-verbaux et quelques tableurs. Quand un dirigeant part ou qu’un mandat arrive à échéance, la mise à jour dépend de la mémoire du secrétariat juridique.
- Ce qui s’automatise
- Un registre unique recense les sociétés, leurs mandataires, la durée des mandats et les délégations de pouvoirs en vigueur, avec leurs limites. L’arrivée ou le départ d’un dirigeant, signalé par le SIRH, déclenche la liste des actes à prendre et des formalités à accomplir. Les échéances de mandats apparaissent dans le calendrier de la vie sociale, et le circuit de signature des contrats lit ce registre.
- Ce qui reste humain
- La nomination des dirigeants et l’étendue des délégations restent des décisions des organes sociaux et de la direction générale.
- outil de gestion juridique des sociétés
- SIRH
- outil de workflow
- signature électronique
Comment automatiser le suivi du portefeuille de marques et de leurs renouvellements ?
- Aujourd’hui
- Les marques, dessins et modèles sont déposés dans plusieurs pays par différents conseils, et leur liste vit dans un tableur. Les échéances de renouvellement arrivent par les relances des conseils, sans vue d’ensemble sur ce qui est encore exploité.
- Ce qui s’automatise
- Le portefeuille est consolidé dans une seule base : titre, classes, pays, date de dépôt, échéance, conseil en charge. Les échéances déclenchent des alertes, accompagnées des informations d’usage remontées par le marketing et le commerce pour décider de renouveler ou d’abandonner. Les décisions et les instructions données aux conseils sont tracées.
- Ce qui reste humain
- Le renouvellement, l’abandon ou l’extension d’une marque, et toute action contre un tiers, restent décidés par la direction juridique avec le marketing.
- base de propriété intellectuelle
- messagerie
- outil de pilotage (BI)
Comment automatiser le suivi des baux commerciaux ?
- Aujourd’hui
- Chaque magasin, entrepôt ou bureau a son bail, avec ses échéances triennales, son indexation, ses charges et ses clauses particulières. Ces dates vivent dans un tableur tenu par une personne, et une fenêtre de congé ou de renégociation peut passer sans qu’on la voie.
- Ce qui s’automatise
- Les baux sont lus par un agent IA qui propose les données clés : durée, échéances triennales, préavis, indice et date d’indexation, répartition des charges, clause de destination. Le juriste valide, puis l’outil déclenche les alertes avant chaque fenêtre utile et prépare le calcul de l’indexation pour la comptabilité. La direction immobilière et le réseau voient les échéances site par site.
- Ce qui reste humain
- La décision de donner congé, de renouveler ou de renégocier, et la négociation avec le bailleur, restent à la direction juridique et à la direction générale.
- base contractuelle
- agent IA de lecture de documents
- comptabilité
- outil de pilotage (BI)
Comment automatiser la gestion des polices d’assurance ?
- Aujourd’hui
- Les polices de l’entreprise et des filiales sont suivies dans un tableur : garanties, franchises, échéances, primes. Les attestations demandées par les clients, les bailleurs ou les donneurs d’ordre sont cherchées une à une dans la messagerie du courtier.
- Ce qui s’automatise
- Les polices sont regroupées dans un registre unique avec leurs garanties, plafonds, franchises, échéances et entités couvertes. Les alertes d’échéance partent avec les éléments à transmettre au courtier pour le renouvellement : chiffre d’affaires, effectifs, sites, sinistralité. Les attestations sont classées et envoyées à la demande depuis le registre, avec leur date de validité.
- Ce qui reste humain
- Le choix des garanties, le niveau de couverture et la négociation avec le courtier restent à la direction juridique et à la direction financière.
- registre des assurances
- messagerie
- ERP
- comptabilité
Comment automatiser la déclaration et le suivi des sinistres ?
- Aujourd’hui
- Un dégât des eaux en magasin, une marchandise abîmée en transport, un accident sur un site : la déclaration part tard, par e-mail, avec des pièces incomplètes. Le suivi des échanges avec le courtier et l’expert se perd, et l’indemnisation n’est pas toujours rapprochée en comptabilité.
- Ce qui s’automatise
- Le site déclare le sinistre dans un formulaire qui demande les pièces utiles selon le type d’événement : photos, constat, factures, bon de livraison. L’outil identifie la police concernée, prépare la déclaration pour le courtier et suit chaque étape jusqu’à l’indemnisation, rapprochée ensuite en comptabilité. Un tableau donne la sinistralité par site et par nature, utile au renouvellement des polices.
- Ce qui reste humain
- L’acceptation d’une proposition d’indemnisation et la contestation d’un refus restent décidées par la direction juridique.
- formulaire en ligne
- registre des assurances
- comptabilité
- outil de pilotage (BI)
Comment automatiser le suivi des contentieux et des provisions pour litiges ?
- Aujourd’hui
- Chaque litige vit dans les échanges avec l’avocat : prochaines audiences, honoraires, estimation du risque. À chaque clôture, la finance demande la liste des litiges et leur montant, que le juriste reconstitue à la main.
- Ce qui s’automatise
- Un registre des contentieux tient pour chaque dossier les parties, la juridiction, les étapes, les échéances de procédure, les honoraires engagés et l’estimation du risque mise à jour par le juriste. Un agent IA résume les courriers et conclusions reçus et propose la mise à jour du dossier. À chaque clôture, l’état des litiges et les provisions proposées partent vers la finance sans ressaisie.
- Ce qui reste humain
- La stratégie contentieuse, l’estimation du risque et le montant à provisionner restent arrêtés par le juriste avec la direction financière.
- registre des contentieux
- agent IA de synthèse
- comptabilité
- outil de pilotage (BI)
Comment automatiser la cartographie des risques juridiques et de conformité ?
- Aujourd’hui
- La cartographie des risques est refaite tous les ans par entretiens et ateliers, puis consolidée dans un tableur. Les risques ne sont pas reliés aux incidents réels, et les plans d’action se suivent dans des fichiers séparés.
- Ce qui s’automatise
- Les risques sont décrits une fois dans un référentiel commun, par processus et par entité, avec leur cotation et leurs mesures de maîtrise. Les questionnaires d’évaluation partent vers les responsables de processus, et les incidents, litiges et alertes du registre viennent nourrir la cotation. Un agent IA rédige une première synthèse des évolutions pour le comité d’audit, que la direction juridique reprend.
- Ce qui reste humain
- La cotation finale des risques, les priorités et les plans d’action restent décidés par la direction et validés par le comité d’audit.
- référentiel des risques
- questionnaires en ligne
- agent IA de rédaction
- outil de pilotage (BI)
Comment automatiser le suivi du dispositif anticorruption Sapin II ?
- Aujourd’hui
- Code de conduite, dispositif d’alerte, cartographie, évaluation des tiers, contrôles comptables, formation : chaque mesure est tenue par un service différent, dans son propre fichier. À l’approche d’un contrôle, rassembler les preuves demande de longues recherches.
- Ce qui s’automatise
- Chaque mesure du dispositif a son tableau de suivi, alimenté par les outils où elle vit : SIRH pour les formations, outil achats pour les évaluations de tiers, comptabilité pour les contrôles anticorruption sur les écritures sensibles. Les preuves sont classées au fil de l’eau, et les écarts sont signalés : formation non suivie, tiers non évalué, contrôle non réalisé. Le responsable conformité présente un état à jour à la direction générale.
- Ce qui reste humain
- L’engagement de l’instance dirigeante, les mesures disciplinaires et les réponses à l’autorité de contrôle restent du ressort de la direction générale et de la conformité.
- outil de conformité
- SIRH
- outil achats
- comptabilité
- outil de pilotage (BI)
Selon votre secteur
Les mêmes principes, des règles différentes.
- Mode et luxe
Contrats de distribution sélective, licences de marque, collaborations artistiques, protection des modèles et lutte contre la contrefaçon, filiales et boutiques dans plusieurs pays.
- Retail
Baux commerciaux du parc de magasins, contrats de franchise et d’affiliation, conditions générales de vente en ligne, données des clients fidélisés.
- Cosmétique et beauté
Contrats de distribution par réseau, accords avec les façonniers, droits sur les images et les influenceurs, données des clientes et des programmes de fidélité.
- Distribution B2B et négoce
Accords commerciaux annuels avec les fournisseurs, conditions générales de vente et d’achat, nombreux transporteurs et prestataires, flotte et entrepôts à assurer.
- BTP et copropriété
Marchés et sous-traitance, avenants, attestations de vigilance, assurances décennales et responsabilité civile, sinistres de chantier et contentieux de réception.
- Industrie
Contrats-cadres clients, conditions d’achat, accords de confidentialité avec les partenaires techniques, propriété industrielle, sites classés et assurances dommages.
- Pharma et santé
Contrats de fabrication et de distribution, accords de qualité, transparence des liens avec les professionnels de santé, données de santé à protéger et inspections.
Votre système
Les outils en place restent en place.
Quand la direction juridique dispose d’une base contractuelle ou d’un outil de signature électronique, l’automatisation s’y branche ; sinon, elle s’appuie sur les espaces de stockage existants. Elle relie le juridique à l’ERP, aux achats, au CRM et à la comptabilité, pour que l’information circule sans ressaisie. Les données restent hébergées selon les choix de la DSI, avec des accès limités par rôle, et aucun avis juridique n’est rendu par une machine.
- Base contractuelle
- Signature électronique
- ERP
- Outil achats
- CRM
- Comptabilité
- SIRH
- Messagerie
- Outil de pilotage (BI)
Questions fréquentes
Ce que les directions demandent.
- Comment automatiser une direction juridique ?
- En partant des circuits qui reviennent chaque semaine : demandes des opérationnels, relecture des contrats courants, échéances, vie sociale. On commence par celui qui fait perdre le plus de temps en recherches et en relances, on le mesure, puis on passe au suivant.
- L’IA peut-elle remplacer le juriste ?
- Non. Elle lit, classe, compare un contrat à la position de l’entreprise, prépare un premier projet et signale les écarts. L’analyse juridique, l’appréciation du risque, la négociation et la décision restent au juriste, qui valide tout ce qui sort.
- Comment automatiser la gestion des contrats ?
- En les centralisant d’abord dans une base unique, avec pour chacun ses parties, sa durée, son préavis et ses clauses clés. Les échéances déclenchent ensuite des alertes, les modèles servent de point de départ aux nouveaux contrats et la signature électronique alimente la base sans ressaisie.
- Faut-il un logiciel de gestion juridique pour automatiser ?
- Pas forcément. L’automatisation peut s’appuyer sur les outils déjà en place : stockage de documents, signature électronique, messagerie, ERP. Le diagnostic dit si le volume et les besoins justifient un outil dédié.
- Les contrats et les données confiées à l’IA restent-ils confidentiels ?
- Ils doivent l’être. L’hébergement et le modèle d’IA sont choisis avec la DSI, les accès sont limités par rôle, et les documents ne servent pas à entraîner un modèle tiers. Le secret des affaires et les données personnelles sont traités comme tels.
- Comment éviter que les opérationnels signent sans passer par le juridique ?
- En rendant le bon chemin plus simple que le contournement : un formulaire unique, des modèles prêts pour les contrats courants, un circuit de validation clair selon le montant et le type de contrat, et une signature électronique qui n’est accessible qu’au bout de ce circuit.
- Comment automatiser la conformité RGPD ?
- En tenant le registre des traitements à jour à partir des outils réels, en orchestrant les demandes d’exercice des droits entre les services et en suivant les sous-traitants et les durées de conservation. Le DPO garde l’analyse et les arbitrages.
- Par quoi commencer quand l’équipe juridique est réduite ?
- Par ce qui protège le plus en demandant le moins : la base contractuelle et son échéancier, puis le point d’entrée des demandes. Ces deux chantiers rendent visible la charge réelle de l’équipe et évitent les reconductions subies.
Services voisins
02 — Commencer
Décrivez ce qui freine vos équipes.
Un premier échange pour qualifier votre besoin. Puis un diagnostic cadré : le périmètre, la solution, le chiffrage.
Parler de votre projetRéponse sous 48 h ouvrées.