Automatiser la fonction achats.
Demandes d’achat, consultations, contrats-cadres, référencement et conformité des fournisseurs : la direction achats engage une large part des dépenses de l’entreprise, à partir d’informations dispersées entre l’ERP, les tableurs et les boîtes mail. L’automatisation remet ces informations dans un même circuit et laisse aux acheteurs le choix et la négociation.
Le service
Qui fait quoi dans le service.
Une même équipe, des métiers distincts. Ceux qui ont leur page y sont reliés.
Direction des achatsdirecteur achats ou responsable achats
- Acheteur et sourcing matières, composants, consultations, négociation
- Acheteur frais généraux prestations, services, achats indirects
- Qualité fournisseurs évaluation, audits, non-conformités
- Assistant achats demandes d’achat, bons de commande, référentiel fournisseurs
Les relais : Les services qui expriment les besoins : production, bureau d’études, magasins, services généraux, DSI. La comptabilité fournisseurs, qui paie ; le juridique, qui relit les contrats ; l’approvisionnement, qui passe les commandes au quotidien. Les achats tiennent la relation et les conditions avec les fournisseurs.
L’écosystème
Ce que le service reçoit, et ce qu’il transmet.
Les flux en pointillés sont ceux où l’information est le plus souvent ressaisie à la main.
Il reçoit
- Demandes d’achatservices, ateliers, magasins
- Besoins matières et composantsapprovisionnement, bureau d’études
- Offres et devisfournisseurs, en PDF ou en tableur
- Pièces de conformitéKbis, attestations URSSAF, certificats
- Réceptions et non-conformitésentrepôt, qualité
AchatsERP · outil de gestion des achats
Il transmet
- Bons de commandevers les fournisseurs
- Fiches fournisseursvers la comptabilité fournisseurs
- Conditions négociéesvers l’ERP et la comptabilité
- Engagements et gains achatsvers le contrôle de gestion
- Contrats à signervers le juridique et la direction
flux qui fonctionneflux souvent ressaisi
À l’échelle du service
Ce qui s’automatise.
On ne traite pas une tâche isolée, mais les circuits qui traversent le service chaque mois.
Les demandes d’achat
Saisies dans un formulaire unique, routées selon le montant, la famille et le budget, validées sans échange d’e-mails, puis transformées en bon de commande.
Les consultations
RFI, RFP et RFQ envoyées depuis un même outil, relances automatiques, réponses lues par un agent IA et rangées dans un comparatif d’offres commun.
Le référencement des fournisseurs
Questionnaire, pièces de conformité, validations internes et création de la fiche dans l’ERP enchaînés dans un seul parcours.
Les contrats-cadres
Échéances, préavis, clauses d’indexation et engagements de volume suivis dans un référentiel, avec des alertes avant chaque date utile.
L’analyse des dépenses
Commandes et factures classées par famille d’achat et par fournisseur, y compris les libellés libres, pour une spend analysis tenue à jour.
La conformité fournisseurs
Attestations de vigilance, Kbis et certificats collectés, contrôlés et relancés avant échéance, avec un état par fournisseur.
Ce qui reste humain
- La stratégie achats par famille, le choix des fournisseurs et la négociation.
- L’attribution des marchés, la signature des contrats et la relation avec les fournisseurs stratégiques.
- Le choix de ce qu’on automatise, et dans quel ordre.
Cas d’usage
Comment automatiser, cas par cas.
Chaque cas part d’une question que se posent les directions. La situation de départ, ce qui s’automatise, les outils concernés, et ce qui reste entre les mains des équipes.
Comment automatiser le processus procure-to-pay de bout en bout ?
- Aujourd’hui
- La demande d’achat part par e-mail, la validation se fait par retour de message, le bon de commande est saisi à la main dans l’ERP et la facture arrive à la comptabilité sans que personne sache si la livraison a eu lieu. Chaque service voit son étape, aucun ne voit le circuit entier.
- Ce qui s’automatise
- Le circuit est décrit une fois, de la demande au paiement, avec ses règles de validation et ses points de contrôle. Les étapes s’enchaînent dans l’ERP et l’outil de gestion des achats : demande, approbation, commande, réception, facture, paiement. Un tableau de suivi montre où se trouve chaque dossier et ce qui le bloque, et un agent IA signale les dossiers immobilisés au-delà de la règle fixée.
- Ce qui reste humain
- Les règles du circuit, les délégations et le traitement des exceptions restent décidés par la direction achats et la direction financière.
- ERP
- outil de gestion des achats
- plateforme de facturation électronique
- outil de pilotage (BI)
Comment automatiser les demandes d’achat et leur validation ?
- Aujourd’hui
- Les demandeurs envoient leurs besoins par e-mail ou par un formulaire de tableur, souvent incomplet. L’assistant achats relance pour obtenir le devis, le centre de coût et la validation du manager, puis ressaisit tout dans l’ERP.
- Ce qui s’automatise
- Un formulaire unique guide le demandeur selon la famille d’achat et propose les fournisseurs et articles déjà référencés. La demande est routée automatiquement vers les valideurs prévus selon le montant, le centre de coût et le budget disponible, puis transformée en bon de commande dès son approbation. Un agent IA lit le devis joint et pré-remplit les lignes.
- Ce qui reste humain
- L’opportunité de la dépense et sa validation restent aux managers et aux acheteurs selon les délégations.
- outil de gestion des achats
- ERP
- messagerie
- outil de budget
Comment automatiser les appels d’offres, de la RFI à l’attribution ?
- Aujourd’hui
- Chaque appel d’offres se monte à partir d’un ancien dossier : cahier des charges copié, liste de fournisseurs à reconstituer, questions reçues par e-mail, réponses rangées dans un dossier partagé. Le comparatif se construit à la main et la trace des échanges se perd.
- Ce qui s’automatise
- L’outil de consultation part de modèles par famille d’achat : RFI pour qualifier le marché, RFP ou RFQ pour recevoir les offres. Les fournisseurs répondent sur un portail, les questions et réponses sont partagées à tous, les relances partent seules. Un agent IA lit les offres, remplit le comparatif selon la grille fixée et signale les réserves et les écarts au cahier des charges.
- Ce qui reste humain
- La grille d’évaluation, la négociation et l’attribution restent à l’acheteur et au comité d’achat.
- outil de gestion des achats
- portail fournisseur
- outil de pilotage (BI)
- messagerie
Comment automatiser le référencement des fournisseurs ?
- Aujourd’hui
- Un nouveau fournisseur est référencé à la demande d’un service, souvent dans l’urgence. Les achats collectent les informations par e-mail, la qualité et la comptabilité valident chacune de leur côté, et la fiche est créée dans l’ERP avant que tout soit vérifié.
- Ce qui s’automatise
- Un parcours unique enchaîne la demande de référencement, le questionnaire fournisseur, la collecte des pièces et les validations des achats, de la qualité et de la comptabilité. Le fournisseur dépose ses documents sur un portail, un agent IA les lit et les contrôle, et la fiche n’est créée dans l’ERP qu’une fois le dossier complet. Chaque fournisseur porte son statut : en cours, référencé, sous condition, bloqué.
- Ce qui reste humain
- La décision de référencer un fournisseur, et les conditions qui l’accompagnent, restent à la direction achats avec la qualité.
- portail fournisseur
- ERP
- outil de gestion des achats
- outil de signature électronique
Comment automatiser l’analyse des dépenses ?
- Aujourd’hui
- La cartographie des dépenses se fait une fois par an, à partir d’extractions de l’ERP et de la comptabilité recollées dans un tableur. Les fournisseurs apparaissent sous plusieurs noms, les factures sans commande échappent au classement et les familles d’achat varient d’une entité à l’autre.
- Ce qui s’automatise
- Une nomenclature d’achats commune est fixée, puis les commandes et les factures de toutes les entités sont rapprochées et classées automatiquement. Un agent IA regroupe les doublons de fournisseurs et classe les libellés libres, l’équipe confirme les cas douteux. La spend analysis est tenue à jour par famille, fournisseur, entité et site, avec la part couverte par contrat.
- Ce qui reste humain
- La lecture de la cartographie et les priorités de négociation par famille restent à la direction achats.
- ERP
- comptabilité
- outil de pilotage (BI)
Comment automatiser le suivi des contrats fournisseurs et de leurs échéances ?
- Aujourd’hui
- Les contrats-cadres et contrats de service sont signés puis rangés dans des dossiers partagés ou des classeurs. Les dates de renouvellement, les préavis de résiliation et les clauses d’indexation sont découverts au moment où ils s’appliquent.
- Ce qui s’automatise
- Un référentiel des contrats rassemble chaque contrat signé avec ses données clés : fournisseur, objet, durée, préavis, reconduction, indexation, engagements de volume. Un agent IA extrait ces données des contrats existants pour constituer le référentiel, que l’équipe vérifie. Des alertes partent avant chaque échéance utile, avec le volume acheté sous le contrat pour préparer la décision.
- Ce qui reste humain
- Le renouvellement, la renégociation ou la résiliation d’un contrat restent décidés par l’acheteur, avec le juridique.
- outil de gestion des contrats
- ERP
- messagerie
- outil de pilotage (BI)
Comment automatiser le contrôle de la conformité fournisseurs (Kbis, URSSAF, attestation de vigilance) ?
- Aujourd’hui
- Pour les sous-traitants et prestataires concernés, la loi impose de vérifier l’attestation de vigilance à la signature puis tous les six mois. Les pièces arrivent par e-mail, sont contrôlées à la main et leur échéance n’est suivie nulle part de façon fiable.
- Ce qui s’automatise
- Le portail fournisseur demande les pièces attendues selon le type de fournisseur : Kbis, attestation de vigilance URSSAF, attestation d’assurance, liste des salariés étrangers le cas échéant. Un agent IA contrôle chaque document reçu (raison sociale, SIREN, date) et le fournisseur est relancé avant expiration. Un fournisseur non à jour est signalé aux achats et à la comptabilité avant toute nouvelle commande ou tout paiement.
- Ce qui reste humain
- La décision de suspendre les commandes ou les paiements d’un fournisseur non conforme reste à la direction achats et à la direction financière.
- portail fournisseur
- ERP
- messagerie
- outil de pilotage (BI)
Comment automatiser le devoir de vigilance sur la chaîne d’approvisionnement ?
- Aujourd’hui
- Les entreprises soumises au devoir de vigilance, ou interrogées par des clients qui le sont, doivent cartographier les risques de leurs fournisseurs en matière de droits humains, de santé, de sécurité et d’environnement. Les questionnaires circulent en tableur, les réponses restent incomplètes et la cartographie est figée dès sa publication.
- Ce qui s’automatise
- Chaque fournisseur est rattaché à ses familles d’achat, ses pays de production et ses sites. Un questionnaire envoyé par le portail est relancé automatiquement, les réponses et les rapports d’audit alimentent une cartographie des risques mise à jour en continu. Un agent IA lit les rapports d’audit et les réponses libres pour en extraire les points d’alerte, et suit les plans d’action ouverts.
- Ce qui reste humain
- L’appréciation des risques, les mesures de vigilance retenues et la décision de poursuivre ou d’arrêter une relation restent à la direction achats et à la direction générale.
- portail fournisseur
- outil de gestion des achats
- outil de pilotage (BI)
Comment automatiser le suivi des achats responsables et le reporting RSE fournisseurs ?
- Aujourd’hui
- La direction RSE demande chaque année aux achats la part des fournisseurs évalués, certifiés ou locaux, et les données des fournisseurs pour le bilan d’émissions. Les achats reconstituent ces informations à la main, fournisseur par fournisseur, à partir de certificats et de questionnaires dispersés.
- Ce qui s’automatise
- Les certificats, labels et évaluations RSE des fournisseurs sont collectés par le portail et rattachés à chaque fiche, avec leur validité. Les indicateurs d’achats responsables sont calculés à partir des dépenses réelles de l’ERP, par famille et par fournisseur, et les données utiles au reporting de durabilité sont préparées dans le format attendu. Un agent IA relève les certificats expirés et les réponses incohérentes.
- Ce qui reste humain
- La politique d’achats responsables, les critères retenus et la validation des données publiées restent à la direction achats et à la direction RSE.
- portail fournisseur
- ERP
- outil de pilotage (BI)
Comment automatiser la surveillance des risques fournisseurs (dépendance, santé financière) ?
- Aujourd’hui
- La défaillance ou le retard d’un fournisseur clé se découvre souvent par un appel ou une livraison manquée. La part de chaque fournisseur dans les achats, les fournisseurs uniques sur un composant et leur situation financière ne sont vus qu’à l’occasion d’une revue annuelle.
- Ce qui s’automatise
- Pour chaque fournisseur, l’outil calcule la part des dépenses, la dépendance réciproque, les articles à source unique et les performances récentes. Les signaux externes disponibles (procédures collectives, publications légales, actualité) sont surveillés et rapprochés du panel. Un agent IA résume chaque alerte et la relie aux commandes et aux articles concernés.
- Ce qui reste humain
- Le plan de continuité, le choix d’une seconde source et l’accompagnement d’un fournisseur fragile restent décidés par la direction achats.
- ERP
- outil de gestion des achats
- outil de pilotage (BI)
- messagerie
Comment automatiser le calcul et le suivi des gains achats avec le contrôle de gestion ?
- Aujourd’hui
- Chaque acheteur déclare ses gains dans un tableur, selon sa propre méthode : baisse de prix, évitement de hausse, prix cible. Le contrôle de gestion ne les retrouve pas dans les comptes, et la discussion porte sur la méthode plutôt que sur les résultats.
- Ce qui s’automatise
- Une méthode de calcul commune est fixée avec le contrôle de gestion, par type de gain. Chaque gain est rattaché à un contrat ou à une négociation, puis mesuré automatiquement sur les volumes réellement commandés et facturés dans l’ERP. Un tableau partagé distingue les gains signés, réalisés et visibles dans les comptes.
- Ce qui reste humain
- La méthode de calcul, la validation des gains et leur prise en compte dans le budget restent à la direction achats et au contrôle de gestion.
- ERP
- outil de gestion des achats
- outil de pilotage (BI)
- outil de budget
Comment automatiser le traitement des écarts du rapprochement à trois voies entre achats, réception et comptabilité ?
- Aujourd’hui
- Quand la facture ne correspond ni à la commande ni à la réception, elle reste bloquée en comptabilité. Le comptable écrit à l’acheteur, qui interroge le magasin, et le fournisseur relance pour son paiement sans que personne sache qui doit agir.
- Ce qui s’automatise
- Le rapprochement à trois voies entre commande, réception et facture est fait dans l’ERP avec des tolérances fixées par famille d’achat. Chaque écart est qualifié automatiquement (prix, quantité, réception manquante, commande absente) et envoyé à la bonne personne avec les pièces. Un tableau commun montre les factures bloquées, leur cause et leur ancienneté.
- Ce qui reste humain
- L’acceptation d’un écart, la demande d’avoir et le déblocage du paiement restent à l’acheteur et à la comptabilité fournisseurs.
- ERP
- plateforme de facturation électronique
- outil de gestion des achats
- outil de pilotage (BI)
Selon votre secteur
Les mêmes principes, des règles différentes.
- Mode et luxe
Matières rares, ateliers et façonniers à suivre de près, exigences de traçabilité et d’origine, achats de boutique et de projets d’aménagement en parallèle.
- Retail
Fournisseurs de collection, achats de PLV, d’aménagement de magasins et de services multisites : des demandes nombreuses, venues de beaucoup de points de vente.
- Cosmétique et beauté
Matières premières, composants packaging et sous-traitants de fabrication, chacun avec ses fiches techniques, ses certificats et ses exigences réglementaires.
- Distribution B2B et négoce
Tarifs fournisseurs à intégrer, conditions d’achat et remises négociées chaque année, et des frais généraux répartis sur de nombreux sites.
- BTP et copropriété
Consultations de sous-traitants par affaire, contrôle des attestations et des assurances, accords-cadres matériaux et location de matériel.
- Industrie
Composants et achats spécifiques par affaire, outillages, qualification et audit des fournisseurs, et des achats de maintenance très fragmentés.
- Pharma et santé
Fournisseurs qualifiés dans un cadre BPF, contrats qualité, audits et maîtrise des changements : la traçabilité de chaque décision fournisseur est exigée.
Votre système
L’ERP reste en place.
Les fiches fournisseurs, les commandes, les réceptions et les factures restent dans l’ERP, qui porte les engagements et la comptabilité. L’automatisation se branche autour : elle structure les demandes et les consultations, collecte les pièces des fournisseurs, suit les contrats et alimente l’ERP sans ressaisie. Pas de changement d’outil imposé.
- ERP
- Outil de gestion des achats
- Portail fournisseur
- Outil de gestion des contrats
- Plateforme de facturation électronique
- Outil de signature électronique
- Outil de pilotage (BI)
- Messagerie
Questions fréquentes
Ce que les directions demandent.
- Comment automatiser les achats d’une entreprise ?
- En partant des circuits qui reviennent chaque semaine : demandes d’achat et validations, consultations, référencement des fournisseurs, suivi des contrats. On commence par celui qui coûte le plus de ressaisies et de relances, on le mesure, puis on passe au suivant.
- Qu’est-ce que le procure-to-pay et faut-il un nouvel outil pour l’automatiser ?
- Le procure-to-pay (P2P) couvre tout le circuit, de la demande d’achat au paiement du fournisseur. Il s’automatise le plus souvent autour de l’ERP en place, en reliant les étapes qui se font aujourd’hui par e-mail ou en tableur. Le diagnostic dit si une limite de l’outil justifie d’en changer.
- L’IA peut-elle choisir un fournisseur à la place de l’acheteur ?
- Non. L’IA lit les offres, remplit le comparatif, signale les écarts et les pièces manquantes, et prépare la synthèse. Le choix, qui tient compte de la qualité constatée, du risque et de la relation, reste celui de l’acheteur.
- Comment automatiser le circuit de validation des demandes d’achat ?
- En fixant les règles une fois : seuils, familles d’achat, centres de coût, délégations. Chaque demande est ensuite routée vers les bons valideurs, contrôlée contre le budget et transformée en bon de commande dès son approbation, avec un historique consultable.
- Comment collecter les attestations de vigilance des fournisseurs sans relances manuelles ?
- Un portail fournisseur demande les pièces au référencement, en contrôle la date et la cohérence, et relance avant chaque échéance. Les achats et la comptabilité voient en continu quels fournisseurs sont à jour.
- Comment avoir une vue fiable des dépenses par famille d’achat ?
- En fixant une nomenclature d’achats commune, puis en classant automatiquement commandes et factures, y compris celles sans commande ou aux libellés libres. Un agent IA propose le classement des lignes ambiguës, que l’équipe confirme.
- Les achats et la comptabilité fournisseurs peuvent-ils partager le même circuit ?
- Oui, c’est même la condition d’un rapprochement fiable. Commande, réception et facture vivent dans l’ERP ; l’automatisation fait remonter les écarts au bon interlocuteur, acheteur, magasinier ou comptable, au lieu de les laisser bloquer le paiement.
- Les données des fournisseurs sont-elles protégées ?
- Les accès sont limités par rôle, les pièces sensibles (coordonnées bancaires, documents sociaux) sont protégées et tracées, et l’hébergement est choisi avec la DSI.
02 — Commencer
Décrivez ce qui freine vos équipes.
Un premier échange pour qualifier votre besoin. Puis un diagnostic cadré : le périmètre, la solution, le chiffrage.
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