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Guides · Direction générale

Quels processus automatiser en premier dans une ETI ?

Par Vincent Hacquard, fondateur de Seven Hills Architecture Mis à jour le

La réponse courte

On automatise en premier le processus qui coûte le plus, pas celui qui se voit le plus : un geste fréquent, à fort volume, source d’erreurs ou de retards, dont les données existent déjà. Le choix se fait en inventoriant les tâches répétitives de chaque service, en repérant les ressaisies entre services, puis en notant chaque candidat sur les mêmes critères. Un seul processus pilote, mesuré avant et après, ouvre la suite.

Pourquoi on se trompe souvent de priorité

Le premier chantier est souvent choisi par celui qui se plaint le plus fort, ou par l’outil qu’on vient de voir en démonstration. Ce qui coûte vraiment se voit mal depuis la direction.

  • Ce qui se voit n’est pas ce qui coûte : un tableau de bord qui tarde agace tout le comité de direction ; une ressaisie quotidienne des commandes pèse davantage, sans que personne ne la remonte.
  • Le coût est dispersé : quelques minutes par commande, par facture, par fiche produit, réparties entre plusieurs personnes et plusieurs services : aucun budget ne le porte.
  • Les erreurs coûtent ailleurs : une référence mal saisie à l’ADV devient un retour en logistique, un avoir en comptabilité, un client mécontent au service client.
  • Les ressaisies entre services n’ont pas de propriétaire : chaque service maîtrise son outil ; le passage d’un outil à l’autre n’appartient à personne.
La même entreprise, avant et après une démarche priorisée
Avant
Demandes au fil de l’eauChantiers lancés en parallèleOutil choisi d’abordGains jamais mesurésÉquipes peu associées
Après
Inventaire par serviceScore commun à chaque processusMesure avant / aprèsLa direction choisit le pilote
ManuelAutomatiqueDécision humaine

Prioriser, c’est rendre ce coût visible et comparable, processus par processus, avant de choisir un outil.

La méthode en six étapes, et ce que chacune demande

Six étapes, de l’inventaire au premier résultat mesuré
  1. Inventorier les tâchesProposé, puis validé
  2. Repérer les ressaisiesProposé, puis validé
  3. Noter les critèresProposé, puis validé
  4. Calculer un scoreAutomatique
  5. Choisir le piloteDécidé par une personne
  6. Mesurer avant / aprèsAutomatique

Le détail de chaque étape : ouvrez-la.

  1. Inventorier les tâches répétitives par service
    Aujourd’hui
    Liste informelle, faite de mémoire en réunion, souvent limitée aux irritants du moment.
    Automatisé
    Volumes tirés des logiciels en place : commandes saisies, factures reçues, fiches créées, e-mails traités par boîte partagée.
    Reste humain
    Entretiens courts avec chaque équipe : ce qu’elle refait à la main, et pourquoi.
  2. Repérer les ressaisies entre services
    Aujourd’hui
    Chaque service décrit son outil, rarement le passage d’un outil à l’autre.
    Automatisé
    Carte des flux : quelle donnée sort de quel outil, sous quelle forme (fichier, e-mail, PDF), et où elle est ressaisie.
    Reste humain
    Confirmer chaque flux avec les deux services qui le partagent.
  3. Noter chaque processus sur les mêmes critères
    Aujourd’hui
    Priorité donnée à l’intuition ou à la demande la plus pressante.
    Automatisé
    Grille commune : fréquence, volume, erreurs, délai, risque (financier, réglementaire, client), données disponibles.
    Reste humain
    Évaluer le risque et la qualité des données, que les chiffres ne disent pas seuls.
  4. Calculer un score et classer
    Aujourd’hui
    Arbitrage en comité, sans base commune.
    Automatisé
    Score pondéré et classement des processus, mis à jour à chaque nouvelle donnée.
    Reste humain
    Fixer les pondérations avec la direction, une fois pour toutes.
  5. Choisir un premier processus pilote
    Aujourd’hui
    Plusieurs chantiers lancés en même temps, aucun terminé.
    Automatisé
    Rien : le classement éclaire le choix, il ne le fait pas.
    Reste humain
    Retenir un processus bien classé, à périmètre clair, porté par une équipe volontaire.
  6. Mesurer avant et après
    Aujourd’hui
    Gain estimé de mémoire, quelques mois plus tard.
    Automatisé
    Mêmes indicateurs relevés avant le chantier et après sa mise en service : temps passé, erreurs, délai de traitement.
    Reste humain
    Décider, sur cette mesure, du processus suivant.

Les prérequis

  • Un sponsor à la direction qui arbitre entre les services et tient la règle d’un seul pilote à la fois.
  • Un interlocuteur par service qui connaît les gestes réels de son équipe, pas seulement la procédure écrite.
  • Un accès aux données des logiciels en place pour mesurer les volumes et les délais au lieu de les estimer.
  • Une grille de critères validée avant de noter le moindre processus, pour que le classement ne se discute pas après coup.

Quatre types de premiers chantiers

Quel premier chantier pour quel processus
QuestionLe logiciel en place sait déjà le faire, mais la fonction n’est pas utilisée ?
Si ouiActiver et paramétrer la fonction existante.
Sinon ↓
QuestionLa donnée existe dans un outil et se ressaisit dans un autre ?
Si ouiUne intégration entre les deux outils.
Sinon ↓
QuestionLes règles sont propres à l’entreprise et aucun outil du marché ne les couvre ?
Si ouiUn outil sur-mesure branché sur les logiciels en place.
Dans tous les cas, des documents à lire ou des cas à trier sans règle écrite (e-mails, PDF, libellés) : ajouter un agent IA qui propose, l’équipe valide.
OptionsAdaptée quandLimitesÀ vérifier
Fonction inexploitée d’un logiciel en placeLe logiciel couvre le besoin, mais la fonction n’a jamais été paramétrée ou les équipes ne la connaissent pas.Couvre les cas standards ; les cas propres à l’activité restent à la main.Licence ou module à activer, paramétrage nécessaire, formation des équipes.
Intégration entre deux outilsLa même donnée est saisie deux fois : commande, fiche produit, facture, stock.Dépend des interfaces des deux logiciels ; un changement de version peut la casser.Interfaces disponibles, sens des échanges, alerte en cas d’échec, responsable du suivi.
Outil sur-mesureProcessus propre à l’entreprise, règles métier précises, aucun logiciel du marché qui convienne.Demande un cadrage et une maintenance.Propriété du code, documentation, réversibilité.
Agent IADocuments non structurés à lire, classer ou rapprocher : commandes en PDF, factures, e-mails de clients.Propose, ne décide pas ; dépend de la qualité des exemples et de l’historique.Hébergement des données, justification de chaque proposition, validation humaine prévue.

Le premier chantier est souvent le plus simple des quatre : une fonction déjà payée et jamais utilisée. Les autres se combinent ensuite.

Les pièges fréquents

  • Vouloir tout faire à la fois plusieurs chantiers ouverts en parallèle, aucun terminé, aucun mesuré : la démarche perd sa crédibilité avant le premier résultat.
  • Automatiser un processus mal conçu une étape inutile automatisée reste inutile, plus vite. Simplifier le processus d’abord, l’automatiser ensuite.
  • Oublier les équipes ceux qui font le geste chaque jour savent où sont les exceptions ; un outil conçu sans eux bute sur la première.
  • Choisir l’outil avant le processus partir d’un logiciel ou d’une IA vue en démonstration, puis lui chercher un usage, au lieu de partir du processus qui coûte.

Le contrôle interne

Prioriser laisse une trace : la grille de critères, les scores et le choix du pilote sont écrits et datés, ce qui permet de justifier la décision et de la revoir. Chaque automatisation garde ensuite ses propres contrôles (validation humaine des cas incertains, journal des traitements, alerte en cas d’échec). Dans les entreprises d’au moins cinquante salariés, l’introduction de nouvelles technologies et tout aménagement important des conditions de travail relèvent de l’information et de la consultation du comité social et économique.

Par où commencer

  1. Demander à chaque service la liste de ses tâches répétitives et des données qu’il ressaisit depuis un autre service.
  2. Noter chaque processus sur la même grille (fréquence, volume, erreurs, délai, risque, données disponibles) et les classer.
  3. Retenir un pilote, mesurer son état actuel, puis mesurer à nouveau après la mise en service.

Questions fréquentes

Quels processus ressortent le plus souvent en tête d’un classement ?

Ceux qui combinent volume, ressaisie et erreurs : la saisie des commandes clients, les factures fournisseurs, le rapprochement bancaire, le reporting, la mise en ligne des produits. Le classement réel dépend de chaque entreprise, d’où l’inventaire.

Faut-il commencer par l’IA ?

Pas nécessairement. L’IA sert quand il faut lire des documents ou trier des cas sans règle écrite ; une fonction inutilisée ou une intégration règle souvent le premier processus. Selon l’Insee, en 2024, 33 % des entreprises de 250 salariés ou plus utilisaient au moins une technologie d’IA.

Combien de chantiers lancer au départ ?

Un seul, mesuré. Le deuxième s’appuie sur ce que le premier a appris : données manquantes, interfaces, adhésion des équipes.

Faut-il attendre un nouvel ERP pour lancer un premier chantier ?

Non, dans la plupart des cas. Les logiciels en place se gardent quand c’est possible ; le premier chantier se branche dessus, et l’inventaire montre aussi ce qu’un futur ERP devra couvrir.

Qui doit porter la priorisation dans l’entreprise ?

La direction générale arbitre et tient la règle d’un pilote à la fois ; chaque service apporte ses gestes réels et ses volumes. Un regard extérieur aide à comparer des services qui ne se comparent pas spontanément.

Combien coûte une démarche de priorisation ?

Cela dépend du nombre de services et de sociétés à inventorier. Un diagnostic permet de le dire précisément avant de s’engager.

Vincent Hacquard

Fondateur de Seven Hills Architecture. Plus d’une dizaine d’années responsable e-commerce & digital, après un début de carrière comme ingénieur MOA : toujours à la jonction des métiers et de la technique. Son expertise : comprendre le fonctionnement d’un service, designer ses processus et les automatiser, avec un PLM par exemple, ou un outil sur-mesure.

Vos processus prioritaires, en diagnostic

Tâches répétitives, ressaisies entre services, critères et score : un classement de vos processus et le premier pilote réaliste à automatiser.

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Pour aller plus loin

GuideComment automatiser le rapprochement bancaire ?GuideComment automatiser la relance des impayés ?

Sources

  1. Les technologies de l’information et de la communication dans les entreprises en 2024, Insee Première n° 2061, 1er juillet 2025 — Insee
  2. Transformation numérique : les TPE et PME confirment leur engagement, baromètre France Num 2025, 15 septembre 2025 — Direction générale des entreprises
  3. Étude du Lab : l’IA dans les entreprises françaises (PME et ETI), 5 juin 2025 — Bpifrance
  4. Code du travail, article L2312-8 : attributions générales du comité social et économique — Légifrance